Refleksi INTEGEN 2019 dari Unit Logistik dan Teknikal

Pengenalan

Unit teknikal dan logistik merupakan unit yang bertanggungjawab terhadap peralatan-peralatan teknikal dengan menyediakan dan mengendalikan kemudahan teknikal dan peralatan yang diperlukan dalam majlis. Unit ini juga bertindak sebagai penyelaras segala hal berkaitan teknikal untuk memastikan kelancaran sesuatu majlis.  Bidang tugasan Unit Teknikal termasuk juga mengawal dan mengendalikan PA Sistem dalam majlis, menyedia dan menyelia peralihan muzik-muzik yang bersesuaian semasa program berlangsung.  Sebagai contoh, bagi program jalinan masyarakat yang telah berlangsung, Unit ini bertanggungjawab menyediakan segala muzik-muzik semasa yang bersesuaian  dengan perlangsungan majlis  sama ada muzik iringan, muzik sebelum majlis bermula mahupun selepas bermula.  Iringan muzik-muzik ini adalah bertujuan untuk menaikkan dan melengakapkan seri majlis. Berbeza pula dengan skop tugasan logistik iaitu tanggungjawab adalah lebih tertumpu kepada penyediaan tempat perlaksanaan majlis, menyediakan fasiliti  dan memastikan semua peralatan yang diperlukan semasa perlaksanaan program lengkap serta menyediakan kenderaan bagi memudahkan pelajar bergerak ke tempat program. Penyediaan kelengkapan tempat telah dibuat secara terperinci dan mengikut kesesuaian majlis. Tempahan tempat bagi melaksanakan majlis ini dilakukan mengikut kaedah perundingan dengan mengambil kira kemudahan-kemudahan yang disediakan oleh pihak yang bertanggungjawab menjaga tempat tersebut supaya dapat membantu melancarkan perjalanan program. Berkenaan dengan pengangkutan kenderaan yang membawa pelajar ke tempat perlaksanaan program, telah dipertanggungjawab sepenuhnya kepada Unit Logistik & Teknikal ini.  Sebelum kenderaan dipilih untuk ditempah, kami unit logistik telah membuat perbandingan harga dari pelbagai agensi yang menawarkan khidmat sewa kenderaan. Kenderaan yang dipilih telah dititikberatkan berkenaan dengan kos, fasiliti yang disediakan  dan keselesaan.  Hal ini penting supaya dapat membantu menjimatkan tanggungan perbelanjaan di samping mengekalkan keadaan yang selesa bagi semua pelajar sepanjang perjalanan. 

Berikut adalah senarai nama ahli Unit Logistik dan Teknikal:

1  1)    Muhammad Mustaqim bin Mazlan (Ketua)(AIJ180025)

2    2)   Nurul Fitrah binti Mohd Fadli (AIJ180016)

     3)  Annis Arisya binti Rosmandi (AIJ180002)

Untuk pengetahuan, sebelum program jalinan masyarakat berlangsung, kami telah membuat pembahagian tugasan bagi memastikan peranan unit ini dapat dijalankan dengan baik.  Berikut adalah contoh pembahagian tugasan bagi sebelum, semasa dan selepas program berjalan mengikut ahli:

1     Muhammad Mustaqim bin Mazlan (Ketua Unit Logistik dan Teknikal)

·       Mencari maklumat tentang penyewa kenderaan seperti van

·       Membawa ahli majlis tertinggi ke tempat mesyuarat bersama pihak Usiamas

·       Berunding dengan pihak Jabatan bagi mendapatkan kenderaan pengangkutan ke tempat program

·       Membantu unit Tajaan mencari dana untuk menampung program JM

·       Membantu unit Program dalam membeli dan membawa barang keperluan JM

·       Sentiasa berhubung dengan ahli logisitik yang lain berkenaan dengan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan oleh unit Logistik dan Teknikal

·       Membantu unit-unit yang memerlukan bantuan daripada unit Logistik dan Teknikal

2       Nurul Fitrah binti Mohd Fadli

·       Mencari maklumat tentang kenderaan untuk disewa dan membuat perbandingan harga dari pelbagai agensi

·       Berunding dengan pihak jabatan untuk mendapatkan kenderaan iaitu van

·       Membantu unit program dalam menyediakan cenderahati

·       Memgumpul peralatan program dan mengira jumlah bagi setiap barang yang akan dibawa ke tempat program

·       Memastikan semua peralatan yang dibawa lengkap

·       Memastikan tempat program berada dalam keadaan baik

·       Membantu unit program dalam menguruskan majlis

·       Mengumpul dan menyimpan semula peralatan untuk dibawa pulang

         Annis Arisya binti Rosmandi

·       Mencari maklumat tentang kenderaan untuk disewa

·       Membantu unit Tajaan mencari dana untuk program JM

·       mencari lagu bagi sesi karaoke dan muzik-muzik semasa majlis berlangsung sama ada muzik iringan, muzik sebelum majlis bermula mahupun selepas bermula

·       Mengendalikan PA sistem semasa program berlangsung

·       Memastikan barang dan peralatan lengkap untuk dibawa ke program

·       Memastikan lagu-lagu penting seperti lagu Negaraku, Negeri Selangor dan Universiti Malaya dimainkan dengan lancar

Cara Proses Kerja Dijalankan

       Sebelum program berlangsung:

·       Kami mencari maklumat tentang penyewa kenderaan untuk pengangkutan ke tempat program

·       Kami perlu membandingkan harga penyewa kenderaan bagi mendapatkan harga yang berbaloi dan menjimatkan kos. Kami berjaya menyewa sebuah van memuatkan 18 orang pelajar

·       Kami juga berunding dengan Puan Ayu di Jabatan Pentadbiran dan Keadilan Sosial bagi mendapatkan dua buah van untuk menampung pelajar ke tempat program serta membawa barang-barang keperluan JM

·       Kami pihak logistik juga perlu memastikan jumlah barang yang dibawa ke tempat program lengkap dan cukup. Contoh barang seperti barang-barang slot aktiviti, makanan, minuman dan lain-lain

·       Kami membawa komputer riba, pemancar LCD serta lagu-lagu yang diperlukan untuk dimainkan ketika berlangsungnya program

·       Kami membantu unit program dalam membuat cenderahati

·       Kami membawa ahli majlis tertinggi ke tempat mesyuarat bersama pihak Usiamas

       Semasa program berlangsung:

·       Sebelum bertolak, kami memastikan semua pelajar hadir dan mengambil kehadiran mereka seramai 25 orang pelajar

·       Barang-barang JM kami kumpulkan dan membuat senarai semak sebelum dimasukkan ke dalam kenderaan untuk dibawa ke tempat program

·       Memasang dan menguruskan PA sistem sepanjang program berlangsung.Memastikan lagu dan video berjalan dengan lancar

·       Membantu unit program dalam menyusun dan menyediakan keperluan yang diminta oleh mereka

·       Membantu pihak Usiamas dalam menguruskan majlis tersebut

        Selepas program tamat:

·       Mengemas dan menyusun tempat program

·       Memastikan peralatan yang dibawa adalah cukup dan dibawa pulang

·       Memastikan tempat program dan homestay berada dalam keadaan yang kemas dan bersih

·       Sebelum berangkat pulang ke UM, kami memastikan pelajar cukup di dalam van dan membawa barang keperluan masing-masing dan dimasukkan ke dalam van

Kesimpulan

Walaupun terdapat pelbagai cabaran sepanjang memegang tanggungjawab sebagai unit teknikal dan logistik seperti sukar mendapatkan kenderaan yang menawarkan harga sewa yang murah, lewat mendapatkan kenderaan kerana tidak mendapatkan lokasi program yang tetap dan banyak lagi, namun atas kerjasama yang diberikan sepenuhnya oleh ahli dalam unit teknikal dan logistik, kami berjaya menyempurnakan tugasan sehingga program ini selesai dengan jayanya.  Walaupun tugasan kami ini tidak dilakukan dengan begitu sempurna, tetapi kami berasa puas hati kerana dapat melaksanakanya mengikut kemampuan kami.  Kami juga gembira kerana dapat memberikan kerjasama kepada unit lain terutamanya unit program bagi memastikan semuanya berjalan lancar.  Melalui program jalinan masyarakat ini, kami semua dapat meningkatkan kesedaran kepada diri kami bahawa bertapa pentingnya sikap bekerjasama dan saling melengkapi sesama unit bagi mencapai suatu matlamat program.  Begitu juga dengan sikap peribadi seperti ketidaksefahaman, pentingkan diri sendiri dan semua sikap yang tidak baik harus diketepikan agar tidak bercampur dengan proses perlaksanna program.  Banyak pengajaran yang telah kami pelajari dalam program ini dan melatih diri kami menjadi insan yang lebih baik dan berguna.